Eine Zeile pro Person, eine Handvoll Spalten und ein Datum, das sich selbst aktualisiert. Welche Spalten Sie sehen, wählen Sie.
Führen Sie einen Eintrag pro Person. Nutzen Sie für alle dieselben wenigen Felder. Archivieren Sie, statt zu löschen, und sortieren Sie nach dem Datum des letzten Gesprächs.
Eine Zeile pro Person, eine Handvoll Spalten und ein Datum, das sich selbst aktualisiert. Welche Spalten Sie sehen, wählen Sie.
Fragen Sie eine KI zum Ordnen von Kontakten
Diese öffnen einen Chat mit der Frage bereits eingetippt, gerichtet auf diese Seite. Sie bittet um eine ausgewogene Antwort, auch dazu, wo Kola die falsche Wahl ist.
Führen Sie einen Eintrag pro Person, und lassen Sie diesen Eintrag sich aus den Konten füllen, die Sie ohnehin nutzen. Ergänzen Sie nur, was Ihren nächsten Schritt ändern würde.
Die meisten Kontaktlisten scheitern aus demselben Grund. Jeder neue Mensch bringt Arbeit mit, die Sie von Hand erledigen müssen. Sechs Regeln halten diese Arbeit klein.
| Die Regel | Was es macht |
|---|---|
| Ein Eintrag pro Person | Hält die Geschichte an einem Ort. Zwei Einträge für eine Person bedeuten die halbe Geschichte auf jedem. |
| Für alle dieselben wenigen Felder | Macht die Liste sortierbar. Ein Feld, das bei drei Menschen ausgefüllt ist, ordnet die übrigen nicht. |
| Eine Zeile nach einem Gespräch | Hält fest, was kein Feld hält. Woran sie arbeiten und worum sie Sie gebeten haben. |
| Listen, die nach Ihrer Arbeit benannt sind | Ergibt eine Liste, die Sie öffnen. "Einstellung, Backend" ist Arbeit. "Entwickler" ist eine Kategorie. |
| Archivieren, nie löschen | Hält die stillen Kontakte auffindbar. Löschen nimmt die Geschichte mit. |
| Nach dem letzten Gespräch sortieren | Zeigt eine Beziehung, die still wird. Es ist die eine Spalte, die sich von selbst ändert. |
Weil sie von Hand gepflegt werden und die Arbeit mit jedem neuen Menschen wächst. Fünfzig Namen halten Sie leicht aktuell. Vierhundert sind eine Aufgabe, die Sie immer wieder aufschieben.
Der Verfall ist langsam und leise. Jemand wechselt die Stelle, und die Arbeitsadresse funktioniert nicht mehr. Eine Position von vor drei Jahren ist überholt. Aus einer Person werden drei Einträge, einer vom Telefon, einer von einem Konferenzausweis, einer aus einem E-Mail-Verlauf.
Es hilft auch, sich klarzumachen, wofür jedes Werkzeug gedacht ist. Ein Adressbuch ist dafür da, jemanden zu erreichen, dessen Namen Sie schon kennen. Eine Tabelle ist eine Momentaufnahme von einem Tag. Beide aktuell zu halten ist Arbeit, die Sie selbst erledigen.
Die Frage, die sich lohnt, lautet: Wer ist still geworden? Um das zu sehen, brauchen Sie vor allem eines. Ein Datum des letzten Kontakts, das Sie nicht tippen mussten.
Weit weniger, als Sie speichern können. Robin Dunbars bekannte Schätzung liegt bei etwa 150 stabilen Beziehungen, und diese Zahl ist umstritten.
1993 schätzte Dunbar die Zahl aus einem vermuteten Zusammenhang zwischen Gehirngröße und Gruppengröße bei Primaten. Patrik Lindenfors, Andreas Wartel und Johan Lind haben dieselbe Methode 2021 neu gerechnet. Sie halten die Schätzung für unzuverlässig und meinen, dass sich keine einzelne Zahl angeben lässt.
Die Uneinigkeit ändert nichts an dem, was zu tun ist. Bei jeder Schätzung ist Ihre Kontaktliste größer als die Zahl der Beziehungen, die Sie pflegen können. Die Aufgabe ist also Sortieren, nicht Speichern.
Sortieren ist nicht Aussortieren. Mark Granovetter zeigte 1973, dass neue Informationen meist über Menschen kommen, die einem nicht nahestehen. Ein Kontakt, mit dem Sie seit zwei Jahren nicht gesprochen haben, kann Ihnen immer noch etwas bringen, das Ihr enger Kreis nicht hat.
Behalten Sie also alle und sortieren Sie sie. Genau dafür steht "archivieren, nie löschen".
Behalten Sie, was Ihren nächsten Schritt ändert. Sechs Felder decken das meiste ab, und eine Zeile nach einem Gespräch ist mehr wert als jedes davon.
Der Test ist einfach. Wenn Sie danach nie suchen, danach nie sortieren und es vor einem Gespräch nie lesen würden, lohnt sich das Tippen nicht.
| Was festhalten | Lohnt sich | Nicht wert, getippt zu werden |
|---|---|---|
| Wer sie sind | Name, Firma, Position | Eine Position, die Sie nicht überprüfen können |
| Wie Sie sie erreichen | Eine E-Mail, eine Nummer | Jede Adresse, die sie je hatten |
| Wo sie sind | Die Stadt, wegen der Zeitzone | Eine Postanschrift, an die Sie nie etwas schicken |
| Wie Sie sich kennengelernt haben | Ein Satz, einmal geschrieben | Nichts, und später raten |
| Was ihnen wichtig ist | Eine Zeile nach jedem Gespräch | Eine Sternebewertung, die Sie einmal vergeben haben |
| Wann Sie zuletzt gesprochen haben | Ein Datum, das für Sie ausgefüllt wird | Ein Datum, das Sie zu pflegen versprechen |
Die letzte Zeile entscheidet, ob die Liste nützlich bleibt. Ein Datum, das Sie von Hand pflegen, veraltet schnell, und ein veraltetes Datum ist schlimmer als keines, weil Sie danach handeln.
Eine Person, die Felder, die sich lohnen, und die Notiz, die hält, was kein Feld hält.
Nutzen Sie wenige Listen, benannt nach der Arbeit, die Sie tun, nicht nach Arten von Menschen. "Einstellung, Backend" ist eine Liste, die Sie öffnen. "Entwickler" ist eine Kategorie, die Sie nie wieder öffnen.
Ordner verlangen einen festen Platz pro Person, und Menschen haben keinen festen Platz. Ihr früherer Kollege ist auch ein Kandidat und wird vielleicht Kunde. In Listen steht dieselbe Person in dreien zugleich.
Ergänzen Sie eine Spalte erst, wenn Sie danach sortieren würden. Ein Verlängerungsdatum und ein Feld "vorgestellt von" verdienen ihren Platz, weil Sie die Liste damit ordnen können. Ein Freitextfeld namens "Notizen zu ihrem Team" ordnet gar nichts.
Wenn Sie nicht sagen können, wozu Sie eine Liste in diesem Monat brauchen, legen Sie sie noch nicht an. Fünf oder sechs Listen sind ein Arbeitsvorrat. Zwanzig werden zu einer eigenen Ablage.
Erkennen Sie Menschen an etwas, das mit ihnen mitgeht, nicht an der Schreibweise ihres Namens. An einer E-Mail-Adresse, einer Telefonnummer, einer LinkedIn-Adresse.
Namen sind der schlechteste Schlüssel. Dieselbe Person heißt Bob und Robert, schreibt von zwei Adressen und taucht im einen Export mit Akzent auf und im anderen ohne.
Kola vergleicht in einer festen Reihenfolge und hört beim ersten Treffer auf. Hier ist diese Reihenfolge, vom zuverlässigsten Hinweis zum unzuverlässigsten.
| Reihenfolge | Was verglichen wird | Warum sie hier steht |
|---|---|---|
| 1 | Telegram-Konto | Eine Kontokennung, kein Name |
| 2 | WhatsApp-Konto | Die Kontokennung, nicht der angezeigte Name |
| 3 | LinkedIn-Profil | Ein Link auf ihre Profilseite |
| 4 | E-Mail-Adresse | Jede ihrer Adressen, nicht nur die erste |
| 5 | Telefonnummer und Name zusammen | Zuletzt, und nur beim Import eines Adressbuchs |
Die letzte Sprosse zeigt, warum die Reihenfolge zählt. Nummern werden im echten Leben geteilt, von einer Familie, einem Paar oder einer Telefonzentrale. Eine Nummer allein reicht deshalb nie, und die Namen müssen ebenfalls übereinstimmen.
Wenn doch zwei Einträge durchrutschen, behält das Zusammenführen beide Seiten. Die Schreibweisen bleiben erhalten, damit die Suche auch die alte findet.
Kola baut die Liste aus den Konten, die Sie ohnehin nutzen, und hält sie danach von selbst aktuell. Alles bleibt in einer Datei auf Ihrem Mac.
Fangen Sie mit den Einträgen an. Verbinden Sie Gmail, einen Kalender, Telegram, WhatsApp, Slack, LinkedIn oder Ihr Adressbuch, und die Menschen kommen von dort. Jeder läuft über die Leiter oben, sodass dieselbe Person aus vier Konten ein Eintrag ist.
Firmen entstehen von selbst. Eine neue geschäftliche E-Mail-Domain wird zu einer Firma, und die Menschen dort werden ihr zugeordnet, ohne dass Sie einen Firmennamen zweimal tippen.
Wählen Sie dann Ihre Spalten. Für jede Liste merkt sich Kola, welche Spalten Sie zeigen, in welcher Reihenfolge sie stehen und wie Sie sortieren. Die Investorenliste nach Verlängerungsdatum zu sortieren ändert nichts daran, wie Sie alle anderen ansehen.
Ergänzen Sie eigene Spalten, wenn Sie sie brauchen. Ein eigenes Feld kann Text, eine Zahl, ein Häkchen, ein Datum mit Uhrzeit, eine Firma oder eine Datei sein, und es wird zu einer Spalte, die Sie wie jede andere sortieren und filtern.
Kola sortiert die Menschen auch für Sie. Die Stärke ist ein Wert von 0 bis 100, und Kola berechnet ihn für jede Person. Er zählt, wie oft und wie kürzlich Sie in Kontakt waren, über alle Konten hinweg, die Sie verbunden haben. Er bleibt nach dem letzten Gespräch etwa zwei Wochen stabil und fällt dann über die nächsten zwei Monate ab, sodass eine still werdende Beziehung sichtbar wird, bevor Sie daran gedacht haben.
Die Suche deckt den Rest ab. Tippen Sie einen Teil eines Namens, filtern Sie nach jeder Spalte oder suchen Sie nach Bedeutung: "wer hat sich über das Onboarding beschwert" findet die Nachricht, in der stand "die Einrichtung hat uns drei Wochen gekostet".
Ja. Der Agent "Kontakte zusammenführen" von Kola gruppiert die Einträge, die nach einer Person aussehen, und führt eine Gruppe von selbst nur zusammen, wenn die Antwort mit mittlerer oder hoher Sicherheit zurückkommt. Sie können ihn auch so einstellen, dass er jede Zusammenführung nur vorschlägt und selbst nichts ändert.
Er arbeitet in Gruppen, nicht in Paaren. Jeder Eintrag, der dieselbe Person sein könnte, kommt in eine Gruppe, ob der Hinweis nun eine gemeinsame E-Mail-Adresse, ein ähnlicher Name, eine Telefonnummer oder der Wortlaut des Profils war. Kola fragt einmal nach der ganzen Gruppe, statt einmal für jedes mögliche Paar.
Eine Regel steht über dem Modell. Tragen zwei Einträge verschiedene Werte derselben Kennung, also zwei verschiedene Telegram-Konten oder zwei verschiedene LinkedIn-Profile, dann sind es zwei Menschen und die Zusammenführung wird blockiert. Zwei Menschen mit demselben Namen in einer Gruppe bleiben zwei Menschen, ganz gleich, was das Modell geschlossen hat.
Ein fehlendes Konto steht zu nichts im Widerspruch. Ein Eintrag, der nur per E-Mail bekannt ist, und einer, der nur über LinkedIn bekannt ist, werden weiterhin zusammengeführt, und das ist der Normalfall.
Eine Zusammenführung lässt sich nicht sauber rückgängig machen, deshalb liegt die Hürde hier höher als sonst irgendwo in Kola. Welcher Eintrag bestehen bleibt, gehört zum selben Urteil, und der reichste Eintrag ist der Rückfall. Eine falsche Zusammenführung können Sie trotzdem wieder trennen.
Für dieses Urteil sendet Kola dem Modell Kontaktangaben, nicht Ihren Schriftverkehr. Von jedem Mitglied den Namen, die E-Mail-Adressen, die Telefonnummer, Firma, Position, Ort und die Kennungen der verknüpften Konten, dazu wie viel Kontakt Sie hatten. Kein Nachrichten-, E-Mail- oder Notiztext wird gesendet.
Ja, aus dem, was schon in Kola steht. Ein Feld, das einen Wert hat, wird nie überschrieben, und ein leeres wird nur bei hoher Sicherheit automatisch gefüllt.
Der Agent "Kontakte ergänzen" von Kola füllt Name, Firma, Position, Ort, Telefon, LinkedIn und Geburtstag. Er beginnt bei den Menschen, die Ihnen am nächsten stehen, und arbeitet sich nach unten.
Es gibt keine Websuche. Die Belege sind das, was ohnehin in Ihren eigenen Daten steht: eine Telegram-Beschreibung, eine Notiz von Ihnen, die Signatur unter der ersten E-Mail, die erste Direktnachricht auf jedem Kanal, die Titel gemeinsamer Termine und die Firma, die andere Menschen mit derselben E-Mail-Domain schon tragen. Als Nachrichtenbeleg dienen ein paar kurze Zeilen aus den eigenen Worten des Kontakts, nie ein ganzer Verlauf und nie Ihre Seite davon.
Für Namen gilt eine noch strengere Regel. Ein Name wird nur eingetragen, wenn er aus etwas stammt, das der Kontakt selbst geschrieben hat, etwa dem Absendernamen der eigenen E-Mail. Ein Name aus einem Termintitel wartet stattdessen auf Sie.
Alles andere landet als Vorschlag auf der Seite des Durchlaufs, mit dem alten Wert neben dem neuen. Sie übernehmen ihn, verwerfen ihn oder machen einen bereits übernommenen wieder rückgängig.
| Der Agent | Was er von selbst tut | Was auf Sie wartet |
|---|---|---|
| Kontakte zusammenführen | Führt eine Gruppe bei mittlerer oder hoher Sicherheit zusammen | Geringe Sicherheit, und jedes Paar mit widersprüchlichen Konten |
| Kontakte ergänzen | Füllt ein leeres Feld bei hoher Sicherheit | Alles andere, und jeder Name ohne Beleg |
| Beide | Nichts, bis Sie sie einschalten | Stellen Sie einen davon auf reine Vorschläge, ändert er von selbst nichts |
Zweimal im Jahr reicht, weil die beiden Agenten oben das Suchen übernehmen. Ihnen bleiben die Entscheidungen, die sie nicht allein treffen würden.
Beide sind aus, bis Sie sie einschalten, in der Einrichtung oder auf der Karte des Agenten. Beide senden Daten an das KI-Modell, das Sie wählen, und die Sicherheitsseite nennt das Ergänzen von Kontakten als eine der drei Funktionen, die das tun. Sie wählen das Modell und setzen ein Limit in Dollar pro Monat, und keiner der beiden kann darüber hinaus ausgeben.
Ein dritter Agent kümmert sich um die Adressen, hinter denen gar kein Mensch steht. Benachrichtigungen, Belege und No-Reply-Absender bekommen einen Archivvorschlag statt eines Platzes in Ihren Kontakten.
Eine falsche Entscheidung ist nicht endgültig. Jede Änderung wird mit dem vorherigen Wert festgehalten, dazu wer sie vorgenommen hat und warum, sodass ein Feld wieder so werden kann, wie es war.
Das ist der ganze Pflegeaufwand. Zweimal im Jahr eine kurze Sitzung, für die Entscheidungen, die Sie brauchen.
Drei Veröffentlichungen, alle publiziert und alle verlinkt. Nichts auf dieser Seite ist von uns gemessen.
Wie viele Listen sollte ich haben?
Fünf oder sechs. Wenn Sie nicht sagen können, wozu Sie eine Liste in diesem Monat brauchen, brauchen Sie sie noch nicht. Listen lassen sich später leicht anlegen und sind in großer Zahl teuer zu pflegen.
Soll ich Kontakte löschen, mit denen ich nicht mehr spreche?
Nein. Archivieren Sie sie. Ein stiller Kontakt kann Ihnen immer noch etwas bringen, das Ihr enger Kreis nicht hat, und ein gelöschter Eintrag nimmt die Geschichte mit.
Führt Kola doppelte Kontakte ohne Rückfrage zusammen?
Nur wenn er sicher ist, und nie, wenn die beiden Einträge widersprüchliche Konten tragen, etwa zwei verschiedene LinkedIn-Profile. Sie können ihn auch so einstellen, dass er jede Zusammenführung nur vorschlägt und von selbst nichts ändert.
Wonach sollte ich meine Kontakte sortieren?
Nach dem Datum des letzten Gesprächs. Es ist die einzige Spalte, die sich von selbst ändert, und die einzige, die Ihnen eine still werdende Beziehung zeigt.
Reicht eine Tabelle für berufliche Kontakte?
Für eine Momentaufnahme von ein paar Dutzend Menschen, mit denen Sie gerade arbeiten, reicht sie. Der Preis ist, dass jede Zeile von Hand geschrieben und aktualisiert wird, und diese Arbeit wächst mit jedem neuen Menschen.
Wo bewahrt Kola meine Kontakte auf?
In einer Datei auf Ihrem Mac, unter Application Support. Drei Funktionen, die Sie selbst einschalten, senden Daten nach außen, und die Seite Sicherheit benennt jede einzelne.
Installieren Sie Kola und verbinden Sie ein Konto. Kola baut Ihre Kontakte von dort aus auf.