Uma linha por pessoa, um punhado de colunas e uma data que se atualiza sozinha. As colunas que aparecem são escolha sua.
Guarde um registo por pessoa. Use os mesmos poucos campos para toda a gente. Arquive em vez de apagar, e ordene pela data da última conversa.
Uma linha por pessoa, um punhado de colunas e uma data que se atualiza sozinha. As colunas que aparecem são escolha sua.
Pergunte a uma IA como organizar contactos
Estes abrem uma conversa com a pergunta já escrita, apontada a esta página. Pede uma resposta equilibrada, incluindo onde o Kola é a escolha errada.
Guarde um registo por pessoa, e deixe que esse registo se preencha a partir das contas que já usa. Acrescente apenas o que mudaria o seu passo seguinte.
A maioria das listas de contactos falha pela mesma razão. Cada pessoa nova acrescenta trabalho que tem de fazer à mão. Seis regras mantêm esse trabalho pequeno.
| A regra | O que faz |
|---|---|
| Um registo por pessoa | Mantém o histórico num só sítio. Dois registos para uma pessoa são metade da história em cada um. |
| Os mesmos poucos campos para toda a gente | Torna a lista ordenável. Um campo preenchido para três pessoas não ordena as restantes. |
| Uma linha depois de uma conversa | Guarda o que nenhum campo guarda. Aquilo em que estão a trabalhar e o que lhe pediram. |
| Listas com o nome do seu trabalho | Dá-lhe uma lista que abre. "Recrutamento, backend" é trabalho. "Engenheiros" é uma categoria. |
| Arquivar, nunca apagar | Mantém localizáveis os que estão em silêncio. Apagar leva o histórico consigo. |
| Ordenar pela última conversa | Mostra uma relação a esmorecer. É a única coluna que muda sozinha. |
Porque são preenchidas à mão, e o trabalho cresce com cada pessoa que conhece. Cinquenta nomes são fáceis de manter atualizados. Quatrocentos são uma tarefa que vai adiando.
A degradação é lenta e silenciosa. Alguém muda de emprego e o email de trabalho deixa de funcionar. Um cargo de há três anos já está desatualizado. Uma pessoa transforma-se em três registos, um do telemóvel, outro de um crachá de conferência, outro de uma troca de emails.
Também ajuda ter claro para que serve cada ferramenta. Um livro de endereços serve para chegar a alguém cujo nome já sabe. Uma folha de cálculo é uma fotografia tirada num dia. Manter qualquer uma delas atualizada é trabalho que faz por si.
A pergunta que vale a pena responder é quem ficou em silêncio. Para o ver, precisa sobretudo de uma coisa. Uma data do último contacto que não teve de escrever.
Com muito menos do que consegue guardar. A conhecida estimativa de Robin Dunbar aponta para cerca de 150 relações estáveis, e esse número é contestado.
Em 1993, Dunbar estimou o número a partir de uma ligação proposta entre o tamanho do cérebro e o do grupo nos primatas. Patrik Lindenfors, Andreas Wartel e Johan Lind refizeram o mesmo método em 2021. Defendem que a estimativa não é fiável e que não é possível indicar um número único.
O desacordo não muda o que há a fazer. Com qualquer estimativa, a sua lista de contactos é maior do que o número de relações que consegue manter. O trabalho é, por isso, ordenar e não guardar.
Ordenar não é cortar. Mark Granovetter mostrou em 1973 que a informação nova chega quase sempre por pessoas de quem não é próximo. Um contacto com quem não fala há dois anos ainda lhe pode trazer algo que o seu círculo próximo não tem.
Guarde toda a gente, portanto, e ordene-a. É para isso que serve "arquivar, nunca apagar".
Guarde o que muda o seu passo seguinte. Seis campos cobrem quase tudo, e uma linha escrita depois de uma conversa vale mais do que qualquer um deles.
O teste é simples. Se nunca o procurasse, nunca ordenasse por ele e nunca o lesse antes de uma chamada, não vale a pena escrevê-lo.
| O que guardar | Vale a pena | Não vale a pena escrever |
|---|---|---|
| Quem são | Nome, empresa, cargo | Um cargo que não consegue confirmar |
| Como chegar até eles | Um email, um número | Todos os endereços que já tiveram |
| Onde estão | A cidade, por causa do fuso horário | Uma morada para onde nunca vai enviar nada |
| Como se conheceram | Uma frase, escrita uma vez | Nada, e depois adivinhar |
| O que lhes interessa | Uma linha depois de cada conversa | Uma classificação por estrelas atribuída uma só vez |
| Quando falaram pela última vez | Uma data preenchida por si | Uma data que promete manter atualizada |
A última linha decide se a lista continua útil. Uma data mantida à mão desatualiza-se depressa, e uma data velha é pior do que data nenhuma, porque age com base nela.
Uma pessoa, os campos que valem a pena e a nota que guarda o que nenhum campo guarda.
Use poucas listas, com o nome do trabalho que está a fazer e não de tipos de pessoas. "Recrutamento, backend" é uma lista que abre. "Engenheiros" é uma categoria que nunca mais volta a abrir.
As pastas obrigam a escolher um lugar por pessoa, e as pessoas não têm um só lugar. O seu antigo colega também é candidato, e pode vir a ser cliente. Com listas, a mesma pessoa está em três ao mesmo tempo.
Depois acrescente uma coluna só quando ordenaria por ela. Uma data de renovação e um campo "apresentado por" merecem o seu lugar, porque com eles consegue pôr a lista em ordem. Um campo de texto livre chamado "notas sobre a equipa deles" não ordena nada.
Se não souber dizer o que faria com uma lista este mês, não a crie ainda. Cinco ou seis listas são um conjunto de trabalho. Vinte tornam-se um arquivo à parte.
Identifique as pessoas por algo que viaja com elas, não pela forma como o nome se escreve. Um endereço de email, um número de telefone, um endereço do LinkedIn.
O nome é a pior chave possível. A mesma pessoa é Bob e Robert, escreve de dois endereços e aparece com acento numa exportação e sem ele noutra.
O Kola compara numa ordem fixa e para na primeira correspondência. Esta é essa ordem, do sinal mais fiável para o menos fiável.
| Ordem | O que é comparado | Porque está neste lugar |
|---|---|---|
| 1 | Conta do Telegram | Um identificador de conta, não um nome |
| 2 | Conta do WhatsApp | O identificador da conta, não o nome visível |
| 3 | Perfil do LinkedIn | Uma ligação para a página de perfil |
| 4 | Endereço de email | Qualquer um dos seus endereços, não apenas o primeiro |
| 5 | Número de telefone e nome em conjunto | Em último lugar, e só na importação de um livro de endereços |
O último degrau mostra porque é que a ordem importa. Na vida real, os números são partilhados por uma família, um casal ou a central de uma empresa. Um número sozinho nunca chega, e os nomes também têm de coincidir.
Quando dois registos escapam, juntá-los mantém os dois lados. As grafias ficam guardadas, por isso a pesquisa continua a encontrar a antiga.
O Kola constrói a lista a partir das contas que já usa e depois mantém-na atualizada sozinho. Fica tudo num ficheiro no seu Mac.
Comece pelos registos. Ligue o Gmail, um calendário, o Telegram, o WhatsApp, o Slack, o LinkedIn ou o seu livro de endereços, e as pessoas vêm daí. Cada uma passa pela escada acima, por isso a mesma pessoa vinda de quatro contas é um só registo.
As empresas aparecem sozinhas. Um novo domínio de email profissional passa a ser uma empresa, e as pessoas que lá trabalham ficam agrupadas debaixo dela sem que escreva um nome duas vezes.
Depois escolha as suas colunas. Para cada lista, o Kola guarda que colunas mostra, a ordem em que estão e como as ordena. Ordenar a lista de Investidores pela data de renovação não altera a forma como vê todos os outros.
Acrescente as suas próprias colunas quando precisar delas. Um campo próprio pode ser texto, um número, uma caixa, uma data com hora, uma empresa ou um ficheiro, e passa a ser uma coluna que ordena e filtra como qualquer outra.
O Kola também ordena as pessoas por si. A força é uma pontuação de 0 a 100, e o Kola calcula-a para cada pessoa. Conta quantas vezes estiveram em contacto e há quanto tempo, em todas as contas que ligou. Mantém-se estável cerca de duas semanas depois da última conversa e depois cai ao longo dos dois meses seguintes, por isso uma relação que está a esmorecer vê-se antes de ter pensado nela.
A pesquisa trata do resto. Escreva parte de um nome, filtre por qualquer coluna ou pesquise pelo sentido: "quem se queixou do arranque" encontra a mensagem que dizia "a instalação levou-nos três semanas".
Sim. O agente "Juntar contactos" do Kola agrupa os registos que parecem ser a mesma pessoa, e só junta um grupo sozinho quando a resposta chega com certeza média ou alta. Também o pode configurar para sugerir todas as fusões e não alterar nada.
Trabalha por grupos, não por pares. Cada registo que possa ser a mesma pessoa entra num grupo, quer a pista tenha sido um endereço de email partilhado, um nome parecido, um número de telefone ou a forma como o perfil está escrito. O Kola pergunta uma vez por todo o grupo, em vez de uma vez por cada par possível.
Há uma regra acima do modelo. Se dois registos tiverem valores diferentes do mesmo identificador, duas contas de Telegram diferentes ou dois perfis do LinkedIn diferentes, são duas pessoas e a fusão fica bloqueada. Duas pessoas com o mesmo nome num grupo continuam a ser duas pessoas, seja qual for a conclusão do modelo.
Uma conta em falta não contradiz nada. Um registo conhecido só por email e outro conhecido só pelo LinkedIn continuam a ser juntos, que é o caso mais comum.
Uma fusão não se desfaz de forma limpa, e é por isso que aqui a exigência é maior do que em qualquer outro ponto do Kola. Qual o registo que fica faz parte do mesmo juízo, e o registo mais completo é a alternativa de recurso. Ainda assim, pode voltar a separar uma fusão errada.
Para esse juízo, o Kola envia ao modelo dados de contacto, não a sua correspondência. De cada membro, o nome, os endereços de email, o telefone, a empresa, o cargo, a localização e os identificadores das contas associadas, além de quanto contacto houve. Não é enviado nenhum texto de mensagem, email ou nota.
Sim, a partir do que já está no Kola. Um campo que tem valor nunca é substituído, e um campo vazio só é preenchido automaticamente quando a certeza é alta.
O agente "Completar contactos" do Kola preenche nome, empresa, cargo, localização, telefone, LinkedIn e data de nascimento. Começa pelas pessoas mais próximas e vai descendo.
Não há pesquisa na internet. As provas são o que já está nos seus próprios dados: uma descrição do Telegram, uma nota que escreveu, a assinatura no fim do primeiro email, a primeira mensagem direta em cada canal, os títulos das reuniões que partilharam, e a empresa que outras pessoas com o mesmo domínio de email já têm. Como prova de mensagens usam-se algumas linhas curtas das palavras do próprio contacto, nunca uma conversa inteira e nunca o seu lado dela.
Com os nomes a exigência é ainda maior. Um nome só é preenchido quando vem de algo que o próprio contacto escreveu, como o nome de remetente do email dele. Um nome tirado do título de uma reunião fica à sua espera.
Tudo o resto aparece como sugestão na página da execução, com o valor antigo ao lado do novo. Aplica-a, descarta-a, ou desfaz uma que já tenha sido aplicada.
| O agente | O que faz sozinho | O que fica à sua espera |
|---|---|---|
| Juntar contactos | Junta um grupo quando a certeza é média ou alta | Certeza baixa, e qualquer par cujas contas se contradigam |
| Completar contactos | Preenche um campo vazio quando a certeza é alta | Tudo o resto, e qualquer nome sem base |
| Ambos | Nada até os ligar | Ponha qualquer um deles só a sugerir e não altera nada sozinho |
Duas vezes por ano chega, porque os dois agentes acima fazem a procura. Ficam para si as decisões que eles não tomariam sozinhos.
Ambos estão desligados até os ligar, na configuração inicial ou no cartão do próprio agente. Ambos enviam dados para o modelo de IA que escolher, e a página de segurança indica o preenchimento de contactos como uma das três funcionalidades que o fazem. É o utilizador que escolhe o modelo e define um limite em dólares por mês, e nenhum deles pode gastar acima disso.
Um terceiro agente trata dos endereços que não são pessoas. As notificações, os recibos e os remetentes de não responder recebem uma sugestão de arquivo em vez de um lugar nos seus contactos.
Uma decisão errada não é definitiva. Cada alteração fica registada com o valor anterior, quem a fez e porquê, por isso um campo pode voltar a ser o que era.
É esta toda a manutenção. Uma sessão curta duas vezes por ano, nas decisões que precisam de si.
Três trabalhos, todos publicados e todos ligados. Nada nesta página foi medido por nós.
Quantas listas devo ter?
Cinco ou seis. Se não souber dizer o que faria com uma lista este mês, ainda não precisa dela. As listas são baratas de criar mais tarde e caras de manter em quantidade.
Devo apagar os contactos com quem já não falo?
Não. Arquive-os. Um contacto em silêncio ainda lhe pode trazer algo que o seu círculo próximo não tem, e um registo apagado leva o histórico consigo.
O Kola junta contactos duplicados sem perguntar?
Só quando tem certeza, e nunca quando os dois registos têm contas que se contradizem, como dois perfis do LinkedIn diferentes. Também o pode configurar para sugerir todas as fusões e não alterar nada sozinho.
Por que campo devo ordenar os contactos?
Pela data da última conversa. É a única coluna que muda sozinha e a única que lhe mostra uma relação a esmorecer.
Uma folha de cálculo chega para contactos profissionais?
Serve para uma fotografia de algumas dezenas de pessoas com quem trabalha agora. O custo é que cada linha é escrita e atualizada à mão, e esse trabalho cresce com cada pessoa que conhece.
Onde guarda o Kola os meus contactos?
Num ficheiro no seu Mac, dentro de Application Support. Três funcionalidades que ativa por sua conta enviam mesmo dados para fora, e a página de Segurança nomeia cada uma.
Instale o Kola e ligue uma conta. O Kola constrói os seus contactos a partir daí.